Przeprowadzasz badanie ankietowe? Z pewnością czeka Cię także przygotowanie raportu na podstawie pozyskanych danych. Jak sprawić, aby praca nad nim była przyjemna, a efekt końcowy użyteczny, atrakcyjny i angażujący? Następnym razem, spróbuj wykorzystać nasze wskazówki :
Określ cel badania
Na samym początku odpowiedz sobie i czytelnikom Twojego raportu, jaki jest cel tego dokumentu. Pamiętaj o nim przez cały czas i staraj się nie zbaczać z drogi i podporządkować mu cały dokument. Dzięki temu komunikacja będzie spójna i łatwiej osiągniesz zamierzony efekt.
Opowiedz swoją historię
Jeśli chcesz zaangażować odbiorców, nie prezentuj suchych faktów – opowiedz im ciekawą historię! Dlaczego zdecydowałeś się na przeprowadzenie badania? Nie wiedziałeś, jak dotrzeć do nowych klientów? Zauważyłeś spadek zainteresowania wśród określonej grupy użytkowników? Twoja konkurencja zmieniła taktykę? To szczegóły, które z pewnością zainteresują czytelników i pozwolą im mocniej zaangażować się w przedstawianą kwestię. Spróbuj opisać dokładnie swój tok myślenia, który doprowadził Cię do obecnego miejsca.
Staraj się, aby przekaz był bezpośredni i zrozumiały dla każdego.
Skoncentruj się na szczegółach
Jeśli nie chcesz, aby Twój raport był przeciętny, nie podawaj przeciętnych danych. Zbyt ogólne dane są mało interesujące. Skoncentruj się na określonym, specyficznym segmencie: osobach 55+, które wybrały konkurencję; użytkownikach usługi, którzy posiadają kota; lojalnych klientach, którzy mają wąsy; nowych klientach, których ulubionym kolorem jest czerwony, a ich żona nazywa się Anna … od razu robi się ciekawiej …
Wizualizuj dane
Staraj się przedstawić, jak najwięcej danych w formie graficznej. Większość z nas jest wzrokowcami, a dane przedstawione w formie wykresu często robią większe wrażenie niż same cyferki. Zresztą nie musisz ograniczać się do wykresów: wykorzystaj zdjęcie lub odręczny szkic, wypunktuj wnioski, zastosuj ikony. Grafika uatrakcyjnia przekaz i ułatwia jego odbiór. Zwróć jednak uwagę, aby elementy graficzne były czytelne i spójne. Możesz skorzystać ze specjalistycznych narzędzi, np. dapresy.com. Dzięki optymalizacji SurveyLab z tym popularnym serwisem już wkrótce nasi użytkownicy otrzymają dodatkowe, bogate możliwości w zakresie tworzenia atrakcyjnych raportów. Ale uwaga! Nie rezygnuj z liczb i opisów. Najważniejsze dane powtórz nawet kilkakrotnie w różnej formie. W ten sposób na pewno dotrą i utrwalą się odbiorcom, niezależnie od tego, czy rzeczywiście są wzrokowcami.
Zaproponuj następne kroki
Postaraj się wysnuć wnioski na przyszłość z pozyskanych danych. Jakie tendencje przedstawiają zebrane informacje? Czego można się w związku z tym spodziewać w bliższej lub dalszej przyszłości? Jakie działania prewencyjne można podjąć? W jaki sposób wykorzystać nadchodzącą okazję?
Rozmawiaj z odbiorcami
Nawiąż dialog z odbiorcami raportu. Najprościej zrobić to stawiając w raporcie otwarte pytania lub pytając ich o zdanie. Dzięki temu jest szansa, że poświęcą chwilę na nurtujące Cię kwestie. Być może zachęcisz ich do wspólnego pogłębienia tematu, zdobędziesz odpowiedzi na swoje pytania lub nawiążesz korzystne kontakty biznesowe.
Powołuj się na źródła
Zawsze podawaj źródła danych wykorzystywanych w swoim raporcie. Źródła powinny być łatwe do znalezienia, podane w wyraźny i czytelny, choć nie inwazyjny sposób. Dobrze jest umieszczać je np. w stopce na dole każdej strony lub bezpośrednio pod obrazkiem. Dbaj o to, by źródła, z których korzystasz były wiarygodne. Dzięki temu budujesz także swój autorytet i zaufanie wśród odbiorców.
Skorzystaj z aneksu
Twój raport jest ciekawy i angażujący, ale w związku z tym nie wykorzystałeś w nim większości zebranych podczas badania danych? Nic straconego, umieść je w aneksie. W ten sposób będą łatwo dostępne, dla wszystkich którzy zechcą dowiedzieć się więcej, a raport zyska na wiarygodności.
Poproś o informację zwrotną
Jeśli przedstawiasz raport osobiście, poproś odbiorców, aby napisali na kartce swoje wrażenia i ocenili przydatność przedstawionych informacji. Jeśli dystrybuujesz materiał online, możesz umieścić na końcu link do ankiety lub poprosić o informację zwrotną drogą mailową.